Solicitud de firmas: recoge la firma de tus clientes sin perseguir a nadie

Con las solicitudes de firma de Cybersign envías un documento a tus clientes y ellos lo firman electrónicamente desde donde estén. Tú recibes el PDF final cuando todos han firmado.

Si trabajas con clientes, conoces la rutina. Imprimir el contrato, coordinar una cita, esperar a que alguien pase por la oficina, escanear y volver a enviar. Un documento que se redacta en una hora puede tardar una semana en firmarse.

Para un bufete, un contador o un asesor, esa semana es trabajo detenido. Las solicitudes de firma la reducen al tiempo que tu cliente tarda en abrir un correo.

¿Qué es una solicitud de firma y cómo funciona?

Una solicitud de firma es una invitación para que otra persona firme un documento que tú cargaste. Solo necesitas su correo electrónico. Por ahora, cada firmante necesita una cuenta de Cybersign con un certificado vigente. La opción de pagar el certificado de tus firmantes llegará pronto.

1. Cargas el documento en PDF y agregas a los firmantes por correo electrónico.

2. Cybersign avisa al primer firmante con un correo que lo lleva a sus solicitudes pendientes.

3. El firmante revisa y firma. Cada firma se confirma con su PIN de firma.

4. El turno pasa al siguiente. Cuando alguien firma, Cybersign avisa a la siguiente persona en el orden que definiste.

5. Todos reciben el documento final. Al completarse la última firma, tú y cada firmante reciben un correo con un enlace de descarga del PDF firmado, válido por 7 días.

No tienes que reenviar el archivo entre una firma y otra ni avisar a nadie de que le toca. El documento siempre es el mismo PDF, y cada firma se suma a las anteriores.

Tú decides quién firma, en qué orden y dónde

Al crear la solicitud defines estas condiciones, y Cybersign las hace cumplir.

Las solicitudes tienen fecha de vencimiento, y tú eliges el plazo en días al cargar el documento. Si un firmante no responde dentro del plazo, la solicitud deja de estar disponible y el documento no queda abierto indefinidamente.

También puedes firmar tú mismo en el mismo paso. Firmas el documento y, al hacerlo, se crean las solicitudes para los demás.

Por qué les sirve a abogados y profesionales con clientes

El beneficio principal es tiempo: el documento se firma el mismo día, sin citas ni mensajería.

• Tu cliente no se desplaza. Firma en el sitio web de Cybersign desde cualquier dispositivo, esté en otra zona, otro departamento u otro país.

• El orden queda garantizado. Si el representante legal debe firmar antes que el cliente, o al revés, el sistema respeta la secuencia.

• Hay un solo documento. Se acaban las versiones escaneadas, las hojas de firma sueltas y la duda de cuál es la definitiva.

• Queda registro. Cada firma lleva el certificado digital del firmante y la hora en que firmó, dentro del propio PDF.

• Nadie depende de ti para tener su copia. Cada parte recibe el documento final por correo.

Casos de uso

Algunos actos exigen formalidades propias, como la intervención de un notario. La solicitud de firma no las sustituye; sirve para los documentos que se firman de forma privada entre las partes. También puedes conocer cómo funciona la página de trazabilidad y verificación por código QR.

Cómo enviar tu primera solicitud de firma

Enviar una solicitud toma unos minutos.

1. Inicia sesión en Cybersign y carga el PDF.

2. Agrega el correo electrónico de cada firmante.

3. Define el orden de firma, el rol de cada persona y los días que la solicitud estará vigente.

4. Coloca la firma de cada firmante en la página y posición que corresponda.

5. Envía la solicitud. Si tú también firmas, confirma con tu código OTP.

6. Espera el correo de confirmación con el documento firmado por todos.

Un consejo para la primera vez: avisa a tu cliente que recibirá un correo de Cybersign y que necesitará su cuenta con un certificado vigente para firmar. Un mensaje esperado se abre antes que uno inesperado.

Empieza hoy

Envía el próximo contrato a tu cliente con una solicitud de firma y recíbelo firmado el mismo día. Crear una solicitud de firma en Cybersign.

¿Tienes sugerencias de funciones? Escríbenos a contacto@cybersign.gt.

Preguntas frecuentes

¿Cómo solicitar la firma electrónica de un cliente?

Carga el documento en Cybersign, agrega el correo de tu cliente como firmante y envía la solicitud. Tu cliente recibe un correo y firma con su cuenta de Cybersign.

¿Puedo pedir la firma de varias personas en un mismo documento?

Sí. Agregas a todos los firmantes y defines el orden. Cada uno recibe el aviso cuando llega su turno.

¿Cómo sé que el documento ya está firmado?

Cuando firma la última persona, recibes un correo con el enlace para descargar el PDF final. Los firmantes reciben el mismo aviso.

¿Qué pasa si un firmante no firma?

La solicitud vence al cumplirse el plazo que definiste al cargar el documento, y el documento queda sin completar. Puedes crear una nueva solicitud cuando lo necesites.

¿Puedo decidir dónde aparece cada firma?

Sí. Al crear la solicitud eliges la página y la posición de la firma de cada persona.

¿Cómo se confirma la identidad de quien firma?

Cada firma se realiza con el certificado digital del firmante y se confirma con un código OTP. Ambos datos quedan asociados a la firma dentro del PDF.

¿La solicitud de firma sirve para documentos que requieren notario?

No sustituye las formalidades que la ley exige para ciertos actos. Está pensada para documentos privados que las partes firman entre sí.

¿Mi cliente necesita una cuenta de Cybersign para firmar?

Sí. Por ahora las solicitudes de firma funcionan entre cuentas de Cybersign, así que cada firmante necesita la suya, con un certificado de Cybersign vigente. Pronto podrás pagar tú el certificado de tus firmantes.

¿Desde qué dispositivos se puede firmar?

Desde el sitio web de Cybersign, en cualquier teléfono, tableta o computadora. Las aplicaciones para iOS y Android llegarán pronto.